نرم افزار های دور کاری

نرم‌افزارهای دورکاری، نرم افزارهایی هستند که به هنگام فعالیت کارکنان در خارج از محل شرکت به کار می‌آیند و کنترل امور را تسهیل می‌کنند. در مطلب پیش‌رو قصد داریم تعدادی از این نرم افزارها را به شما معرفی کنیم و مختصری درباره نحوه کار با نرم‌افزارهای دورکاری  می گوییم.

 

چرا باید از نرم‌افزارهای دورکاری استفاده کنیم؟

این روزها دلایلی مانند محدودیت فضای شرکت‌ها، افزایش هزینه های جاری دفاتر، ترافیک و تاثیرات آن بر روی رفت و آمد کارمندان و بسیاری دلایل دیگر باعث شده تا مدیران به فکر فعالیت کارمندان ار راه دور بیفتند. گسترش اینترنت و سرعت بالای آن نیز زیرساخت لازم برای این کار را در اختیار آنها قرار داده و ارتباط از راه دور بین مدیر و کارمند را فراهم کرده است. در این شرایط مدیریت فعالیت‌ها، برقراری ارتباط با کارمندان، ایجاد فضایی برای دریافت و ارسال فایل ها و برنامه ریزی و برگزاری جلسات از راه دور است که اهمیت زیادی دارد. در این موقعیت نرم‌افزارهای دورکاری به کمک می‌آیند و موقعیتی را ایجاد می‌کنند که در آن می‌توان به بررسی برنامه‌های کاری و فعالیت کارمندان از راه دور پرداخت و دورکاری را تسهیل کرد.

انواع نرم افزارهای دورکاری

نرم‌افزارهای متعددی به هنگام دورکاری مورد استفاده قرار می‌گیرند که می‌توان آنها را در دسته‌های زیر جای داد:

۱-نرم افزار های برقراری ارتباط  |  گفتگو و تماس های تصویری

اولین قدم استفاده از نرم‌افزارهایی است که ارتباط از راه دور را برای مدیر و کارمندان ممکن کنند و حتی امکان برگزاری جلسات به صورت مجازی را بدهند. از این دسته نرم‌افزارها می توان به این موارد اشاره کرد:  گوگل هنگ اوتس | Google Hangouts یکی از ابزارهای مفید برای برقراری ارتباطات گروهی و برگزاری جلسات گوگل هنگ اوتس است که امکاناتی همچون راه اندازی چت روم یا اتاق گفتگو، چت ویدیویی گروهی با پشتیبانی همزمان تا ۱۰ نفر، ارسال پیام متنی، صوتی و تصویری، ارسال پیام به چندین نفر به صورت همزمان و … را در اختیارتان می‌گذارد. اسکایپ | Skype اسکایپ از آن دسته نرم‌افزار کاربردی و رایگان برای برقراری تماس صوتی و تصویری است که  امکاناتی مانند انتقال فایل، پیام‌رسان فوری، ویدیو کنفرانس و پست صوتی را دارد.

۲-نرم افزارهای مدیریت زمان، پروژه و عملکردها

یکی از نکاتی که در دورکاری باید به آن توجه کرد، مدیریت تیم و زمان است که برای آن هم نرم‌افزارهای متعددی وجود دارد. در اینجا ما تعدادی از این نرم‌افزارها را به شما معرفی می‌کنیم: ترنسپرنت بیزینس | Transparent Buisiness یکی از نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه دورکاری، ترسپرنت بیزینس است که پیش از این با عنوان ترنسپرنت بیلینگ (Transparent Billing) شناخته می‌شد. این برنامه به شما این امکان را می‌دهد که فعالیت‌هایی را که دور از شرکت در حال انجام است هماهنگ کنید و بر روی نحوه عملکرد افراد نظارت داشته باشید. ترسپرنت بیزینس کاری از شرکت کی‌ام‌جی‌آی (KMGi) است ؛ این شرکت، نرم افزارش را راه‌حلی برای به حداکثر رساندن عملکرد برای مشاغل دورکار می‌داند و مدعی است که با سیستم مدیریتی و برنامه‌ریزی حساب شده جلوی انجام فعالیت اضافه و افزایش بی‌جای ترافیک کاری را برای کارمندان می‌گیرد. این نرم‌افزار تصاویری را با فواصل ۳ دقیقه از صفحه نمایش رایانه‌ها می‌گیرد و عملکرد صفحه کلید را هم ضبط می‌کند. همان‌طور که می‌بینید تا اینجای کار در بحث نظارت، امکانات خوبی را ارائه می‌دهد و در کنار این نظارت امکان ایجاد سوابق آماری در مورد عملکرد حرفه ای کاربران، برنامه ریزی پروژه ، ارائه گزارشات از جمله نمودارهای میله‌ای همچون نمودار گالانت برای عملکردها و … را هم در اختیار کاربرانش می‌گذارد. با سیستم نظارتی و برنامه ریزی این نرم افزار، حواس پرتی‌هایی که موجب کاهش عملکرد کارکنان می‌شود و مدیران اغلب نگران آن هستند از میان می‌روند و یا به حداقل ممکن می‌رسند. از جمله این حواس پرتی‌ها می‌توان به زمانی اشاره کرد که صرف اتصال به شبکه‌های اجتماعی مانند فیس بوک، توئیتر، اینستاگرام و … می‌شود و تاثیری جدی در کارآیی کارمندان دارند. البته به یاد داشته باشید که  این برنامه به حریم شخصی کارمند حمله نمی‌کند چرا که او در هر زمان آزاد است تا فعالیت خود و مانیتور از راه دور را متوقف کند و به کارهای شخصی‌اش بپردازد. در نهایت این میزان کار نسبت به زمان صرف شده است که برای دورکاران و مدیریت آنها اهمیت دارد. بد نیست بدانید این ابزار توسط رسانه‌های تخصصی در زمینه تجارت و سودآوری بسیار مثبت اریابی شده است. آسانا | Asana آسانا یکی از محبوب ترین ابزارهای مدیریت پروژه یا کار است که در پروسه دورکاری بسیار به کارتان می‌آید.با آسانا می‌توانید وظایف را به افراد یا گروه‌ها منتقل کرده و آنها را پیگیری کنید، گزارشات عملکرد در بازه‌‌های زمانی را بگیرید و بر نحوه انجام کار و پیشرفت پروژه‌ها نظارت داشته باشید. شرکت‌های تحقیقات بازاریابی بر این باورند که آسانا مدیریت کار مبتنی بر تیم را ساده می‌کند. آسانا این امکان را به هر تیم می‌دهد که یک فضای کار داشته باشد و پروژه‌ها و وظایف را در آن بگنجاند. کاربران  در هر این قابلیت را دارند که یادداشت‌ها، نظرات، پیوست‌ها و برچسب‌هایی را اضافه کنند، پیگیر پروژه‌ها و وظایف را باشند و در صورت تغییر وضعیت پروژه در اسرع وقت مطلع شوند.هاروست | Harvest هاروست برنامه‌ای تحت وب است که نظارت بر ساعت کاری کارمندان دورکار، ردیابی هزینه و تهیه گزارش و تایم شیت از آنها را فراهم می‌کند. در این نرم‌افزار امکان ایجاد تایمر کاری‌ جداگانه‌ای برای هر پروژه وجود دارد و در هر زمان می‌توانید آن را راه‌اندازی یا متوقف کنید. هاروست در بازه‌های زمانی خاصی به هر یک از افراد یادآوری می‌کند گزارش یا تایم‌شیت خود را ارسال کنند تا حقوق آنها محاسبه شود. یکی از ویژگی‌های این نرم افزار سیستم پرداختی آن  است که به صورت خودکار پرداختی کارکنان را بر اساس برنامه از پیش تعیین شده، محاسبه می‌کند و در اختیار مدیریت می‌گذارد. اگر این پرداخت به موقع صورت نگیرد، کارکنان می توانند با ارسال یک هشدار این موضوع را به اطلاع مدیر برسانند و از او تقاضای پرداخت کنند. این گزینه برای مدیرانی که دغدغه پرداختی‌ها و کسب رضایت کارکنان در این زمینه را دارند، بسیار کاربردی است. گزارشات این نرم افزار به فرمت‌های مختلفی همچون  سی اس وی، اکسل، گوگل‌درایو و … قابل تیم گام | Teamgum در میان نرم افزارها و ابزارهای دورکاری، تیم گام یکی از متفاوت‌ترین‌هاست که خودش را  با عبارت «سریعترین و ساده‌ترین راه به اشتراک‌گذاری هر چیز در وب با تیم خودتان» تعریف می‌کند. این ابزار در واقع یک افزونه یا اکستنشن برای مرورگرهای وب همچون   فایرفاکس، کروم، سافاری و اپراست که  امکاناتی همچون بحث و گفتگو با تیم کاری، کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) تصاویر و فایل‌ها و به اشتراک گذاشتن آنها  را در اختیار افراد می‌گذارد. جالب آنکه همه این امکانات را در همان صفحه‌ای از وب دارید که در حال کار بر روی آن هستید و نیازی نیست که صفحه پیش‌روی‌تان را ببندید و یا تب یا پنجره جدیدی باز کنید. ویژگی مهم این ابزار دست و پاگیر نبودن و در دسترس بودن آن به هنگام کار است ترلو | Trello ترلو ابزاری است که به شما کمک می کند تا تیم خود را مدیریت کنید و وظایف و مسئولیت های افراد را به آنها بگویید. تخصیص وظایف، اعلام مهلت انجام کار و پروژه ها به افراد یا گروه‌ها ، کمک به ایجاد یک تیم مسئولیت‌پذیر و پاسخگو و آپلود فایل  از درایو شما مانند OneDrive ، Google Drive ، Dropbox و … از جمله کارهایی است که می‌توانید با ترلو انجام دهید. ترلو به راحتی در دسترس افراد قرار دارد و کار با آن بسیار ساده است. در ترلو محدودیتی برای اضافه کردن افراد وجود ندارد و حتی پروژه‌های بزرگ را نیز می توانید با آن مدیریت کنید.

 

۳-ابزارهای مدیریت و ذخیره فایل ها

به هنگام دورکاری احتمالا نیاز دارید تا فایل‌هایی را در دسترس یکدیگر قرار دهید و در هر جایی بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید یا نیاز دارید تا به اعضای یک تیم خاص فایل‌هایی را بدهید که باید برای پیشبرد کار از آنها استفاده کنند. در صورت نیاز به شما پیشنهاد می‌کنیم یکی از این ابزارها را امتحان کنید:  گوگل درایو | Google Drive گوگل‌‌درایو یک سرویس میزبانی فایل از سوی گوگل است که قابلیت ذخیره فایل ها، به اشتراک‌گذاری آنها و ویرایش اسناد را به کاربران ارائه می دهد و از هر دستگاهی اعم از تبلت، گوشی و رایانه می توان به فایل ها دست یافت. برای استفاده از این سرویس کافیست که یک اکانت گوگل یا جی میل (Gmail) داشته باشید. گوگل درایو برای شروع ۱۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی آنلاین رایگان دارد که با پرداخت هزینه قابل ارتقا است.  وان درایو | OneDrive وان‌درایو که پیش از این با نام اسکای درایو شناخته می‌شد یک سرویس میزبانی فایل از سوی مایکروسافت است که امکان آپلود و همگام‌سازی فایل‌ها را به کاربران می‌دهد. افراد با استفاده از این سرویس می‌توانند  فایل‌های خود را به صورت خصوصی، اشتراک با افراد خاص یا عمومی آپلود کنند. کاربران جدید وان درایو ۱۵ گیگابایت فضای رایگان در اختیارشان قرار می‌گیرد و با پرداخت هزینه فضای بیشتری را نیز خواهند داشت راپ باکس | Drop Box دراپ ‌باکس یکی از ارائه کنندگان خدمات میزبانی فایل در وب است که امکان همگام‌سازی یا سینک فایل ها روی چند سیستم یا چند کاربر را می‌دهد. فضای رایگان دراپ باکس ۲ گیگابایت است و امکان ارتقا نیز دارد

سخن آخر

اگر مدیر یک تیم هستید، باید بدانید که دورکاری خوب و مفید مستلزم استفاده از تعدادی از نرم‌افزارهاست چرا که هر یک از آنها قابلیت‌هایی خاص دارند. باید برای هر کاری یکی از نرم افزارها را در نظر بگیرید و بهترین راه این است که با توجه به نیازتان از هر دسته یکی را انتخاب کنید. آیا شما هم تجربه دورکاری دارید؟ با این نرم‌افزارها و ابزارها آشنا بودید؟ تجربه های خودتان را در مورد استفاده از این نرم‌افزارها بیان کنید.